top of page

Con Power Query todo es más fácil | Xyclos

Actualizado: 23 abr

Consultas y Pasos aplicados en Power Query | Xyclos

Caso a resolver

El otro día me llamó un cliente que tenía el siguiente problema.


Por un lado, tiene un libro compuesto de 3 pestañas con el registro de ventas por mes por factura: Enero, Febrero y Marzo del 2024. Este libro lo llamaremos Facturas.


Por otro lado, tiene un libro que tiene solo una hoja que descargó del ERP que contiene el libro Diario. Este libro lo llamaremos Diario.


El libro Facturas tiene solo un registro por cada factura de ventas.


El libro Diario tiene varios registros por cada factura, por ejemplo, tiene un registro para el registro de la retención del IVA, otro registro para la retención en la fuente y otro registro para cuando la factura fue pagada.


El cliente requiere agregar en Facturas el valor del IR (Impuesto de renta) y el valor del IVA que se toma del libro Diario.


Esto ella lo hace mensualmente en forma manual:

  1. Abre los dos archivos

  2. En el archivo Facturas, va la al hoja del mes a procesar donde identifica una factura

  3. En el archivo Diario, busca el valor de retención del IVA de la factura a trabajar

  4. Copia el valor y lo pega en una nueva columna: Ret. IVA en el libro Facturas

  5. Hace lo mismo con el valor de la retención del IR (Impuesto a la Renta) en una columna que se llama: Ret. IR.

Y según me comentó lo hace mensualmente con alrededor de 500 registros de facturas.


Me dice además, que es un proceso que le toma mucho tiempo, con lo cual le indico que estoy de acuerdo y que además es muy riesgoso trabajar de esta forma; más aun teniendo presente que la información de impuestos es muy sensible y delicada, por lo que no es un proceso seguro.


Todo este trabajo le sirve para entregar a otra persona el reporte de facturas emitidas, valor facturado, retenciones realizadas y valor total recibido para que realice otros cálculos y análisis para reportar al Servicio de Rentas Internas.


Analizar la solución

Ya sé lo que necesita, ahora, ¿cómo le puedo ayudar?


Excel

Una solución que siempre está a la vista es usar las funciones de Excel: HALLAR, EXTRAE, BUSCARV o BUSCARX, CONCATENAR y APILARV (VSTACK) para resolver esto sin problemas; pero eso sí, requiere un proceso muy elaborado.


Luego considero la otra opción: usar Power Query,


Power Query en Excel


Comencemos con la consulta de Facturas


Aquí cargaría el primer archivo que tiene las facturas en hojas separadas (Enero, Febrero, Marzo), luego realizaría un proceso ETL de limpieza de datos en cada consulta, quitando las filas superiores de cada archivo y promocionando la primera fila como encabezados; luego crearía una nueva consulta para anexar las 3 hojas en una sola consulta, listo el primer paso. El archivo anexado se llamará Facturas total.


Ahora vamos con la consulta del Diario.

Al tener varios registros de una misma factura se complica … ¿cómo lo resuelvo?


Puedo duplicar la consulta de Diario y en esta consulta filtrar los registros que tienen la retención del IR por factura, con el nombre Diario – IR.

Hago lo mismo duplicando la consulta de Diario y filtro los registros que tienen la retención del IVA por factura, con el nombre Diario – IVA.


Entonces voy a trabajar con estas 3 consultas o queries:

  1. Facturas total

  2. Diario – IR

  3. Diario – IVA


Paso final

Consolido en una nueva consulta el archivo Facturas total con Diario – IR, usando Combinar consultas, que me genera una nueva consulta que la llamaremos Facturas total – IR.


Con Facturas total – IR, nuevamente uso Combinar consultas con la consulta Diario – IVA, que me genera una nueva consulta que la llamaremos Facturas total – IR – IVA.


Debería funcionar.

  1. Abro Excel, cargo los archivos y sigo todos los procesos que he planificado.

  2. Ya con los archivos cargados, me aseguró de cambiar el Tipo de datos del número de factura a Texto para que pueda combinar las consultas.

  3. Continuó con cada etapa que he planificado, asegurándome que cada una de ellas esta validada y correcta hasta que finalmente obtengo la consulta Facturas total – IR – IVA.

  4. Reviso nuevamente la consulta final y en el Editor de Power Query hago clic en Cargar y cerrar.


Le llamo al cliente y le enseño el resultado.


No lo puede creer. Está feliz.

Procesos ETl, anexar y combinar consultas en Power Query | Xyclos


Resumen


Saber Excel y lo que puedo hacer con funciones fue algo importante.


Pero además saber cómo funciona Power Query en Excel, fue algo determinante.


En Excel debía programar con funciones, como lo dije anteriormente nada grave, pero un poco largo.


En Power Query, igual se realizó una programación, pero no ingresé código, un proceso

netamente Low Code o No Code, solo realice procesos ETL, usé Anexar consultas, dupliqué consultas, use Filtros y finalmente usé Combinar consultas.


Y fue un proceso mucho más rápido que hacerlo solo con funciones.


Si sería usted, analizando lo que le acabo de compartirle, este es el momento de tomar nuestros 2 cursos de Excel (Básico Intermedio y/o Intermedio Avanzado) y el curso de Power Query, para convertirse en un experto en brindar soluciones para usted, sus clientes internos o sus clientes externos.















6 visualizaciones0 comentarios

Comments


bottom of page