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Foto del escritorCarlos Altamirano

¿Cuándo usar Excel y cuándo Power Query? Un análisis práctico | Xyclos

Actualizado: 14 oct

Usar Power Query en Excel y Power BI | Xyclos

He publicado cientos de artículos en mi blog sobre varios temas y quería categorizarlos para tener un mejor control sobre ellos para futuras publicaciones.


Obtuve la lista de los títulos de los blogs, después de realizar un proceso de depuración y selección en un Libro de Excel.


Los títulos está bien identificados y contienen las palabras clave que quiero usar para categorizarlos.


Tengo dos opciones para hacerlo:


Excel

Crear una columna para cada categoría, donde uso la función HALLAR para que me identifique que blog tienen una cierta palabra, por ejemplo:

  1. En la celda C1 ingreso Power BI

  2. En la celda C2 ingreso =HALLAR(C$1, $A2)

  3. En el controlador de relleno hago doble clic para copiar la función hacia abajo

    Listo.

  4. Hago lo mismo para crear otras columnas con otras palabras clave


Ahora vemos en proceso usando Power Query, dentro de Excel:


Power Query


El archivo de Excel lo guardo en una carpeta.


  1. Abro un Libro en blanco

  2. Hago clic en la pestaña Datos

  3. Luego hago clic en Obtener datos/De un archivo/Desde un libro de Excel

  4. Selecciono la carpeta y el Libro

  5. Se activa el Editor de Power Query

  6. Cambio el Tipo de datos como Texto de la columna que voy a buscar el texto Este es uno de los pasos importantísimos para que todo funcione en Power Query: establecer el Tipo de datos correcto en cada columna

  7. Hago clic en la pestaña Agregar columna

  8. Luego selecciono Columna personalizada

  9. En la ventana Columna personalizada en el campo Nuevo nombre de columna, ingreso el nombre de la nueva columna: Power BI

  10. En el campo Formula de columna personalizada ingreso: = Text.Contains([Título del blog], "Power BI") Esta función tiene dos argumentos: el nombre el campo: Título del blog y el texto a buscar en el campo: Power BI Y el resultado va a ser: true o false

    Crear una columna personalizada en Power Query | Xyclos

  11. Hago clic en el botón Aceptar

    Se agrega la nueva columna

  12. Cambio el Tipo de datos de esta columna a Verdadero/Falso porque es un columna que puede contener: true, false o null

  13. Repito los pasos 7 al 12 para crear otras columnas con otras palabras clave

  14. Hago clic en la pestaña Inicio y luego en Cerrar y aplicar

    Listo, tengo creada una tabla con las nuevas columnas


Hasta aquí todo bien, hacerlo en Excel es más rápido, pero hagamos un análisis adicional.


¿Qué pasa cuando la lista cambia constantemente?


Si eres como yo, y continuamente publicas nuevos artículos, la lista de títulos estará en constante cambio y crecimiento. Cada vez que agregues nuevos artículos, será necesario actualizar la lista y aplicar las mismas reglas de categorización.


Aquí es donde se marcan claramente las diferencias entre usar Excel y Power Query:


Usando Excel:

Obtienes la lista de los nuevos títulos y la pegas en la hoja donde ya tienes configuradas las fórmulas y funciones, que en este blog te enseñamos las diferencias entre ellas: Fórmulas y Funciones en Microsoft Excel | Xyclos


Luego, necesitas desplazarte hasta las celdas donde están las funciones de HALLAR o las funciones que hayas usado, y hacer doble clic en la esquina inferior de la celda para copiarlas hacia abajo, aplicando las mismas reglas a los nuevos artículos.


Es un proceso manual, que si bien no es complicado, puede ser tedioso y propenso a errores si manejas grandes cantidades de datos o necesitas hacer esto regularmente.


Usando Power Query:

Solo necesitas guardar la nueva lista de artículos en la misma ubicación o carpeta donde se encuentra la lista original.


Una vez que tienes activada la opción para actualizar al abrir el archivo, no tienes que hacer nada más. Power Query actualizará automáticamente la tabla con los nuevos artículos y aplicará las mismas reglas de categorización sin intervención manual.


El proceso es automático y rápido, permitiéndote ahorrar tiempo y reducir el riesgo de errores, especialmente si este proceso se realiza de forma frecuente.


La gran diferencia: automatización vs. trabajo manual


  • Excel es ideal para actualizaciones puntuales y cuando quieres control manual sobre cada paso.

  • Power Query es perfecto para automatizar tareas repetitivas y hacerlas rápidas y sin errores, especialmente con datos cambiantes o volúmenes grandes.

Dominar Power Query no solo es una ventaja en Excel, sino que también es un activo valioso en Power BI.


Power Query en Power BI: Un plus imprescindible


Además, es importante destacar que Power Query no solo está disponible en Excel, sino que también es una herramienta clave en Power BI.


Si trabajas o planeas trabajar con Power BI, dominar Power Query te brindará una ventaja increíble, ya que permite transformar, limpiar y preparar los datos antes de usarlos en informes y Objetos visuales o visualizaciones.


Al usar Power Query en Power BI, puedes automatizar la carga y transformación de datos desde múltiples fuentes, mejorando la calidad y la eficiencia de los reportes que crees. En un entorno donde el análisis de datos empresarial es cada vez más demandado, tener un buen dominio de Power Query puede marcar la diferencia en la calidad de tus reportes y en la velocidad con la que entregas resultados.


En resumen:


Mientras Excel es útil para tareas puntuales, Power Query, tanto en Excel como en Power BI, es el camino a seguir si buscas automatización, eficiencia, y un flujo de trabajo más robusto para el futuro.

El menú de comandos que tiene Power Query, es muy amplio y útil para realizar tareas como eliminar columnas, filtrar datos, combinar consultas, unir tablas, extraer datos usando inteligencia artificial, opciones para extraer datos de Inteligencia de tiempo, como el año, el mes, el día , la hora...todo esto, sin necesidad de aprender el lenguaje M que es el que usamos para este caso.

En Xyclos Academy, contamos con el curso "Power Query Consolidación de tablas de archivos" que te guía paso a paso para aprender esta poderosa herramienta de productividad, que te dará una ventaja competitiva en el uso de Excel y Power BI, mejorando tu capacidad para transformar y analizar datos de forma eficiente, lo que es crucial para cualquier analista de datos o profesional en gestión empresarial.





También tenemos estos cursos para tu desarrollo profesional:






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