Como crear reuniones en Teams desde Outlook | Xyclos

Carlos Altamirano
18 jun
4 Min. de lectura

Escena de trabajo con Outlook y Teams en oficinas modernas. Formación online y productividad con Xyclos Academy.

¿Sabía que puede agendar reuniones virtuales en segundos desde su correo?

Outlook y Teams, se entienden muy bien y pueden transformarse en su asistente de productividad más confiable. Esta guía le enseña cómo aprovechar al máximo estas herramientas para programar reuniones efectivas según cada necesidad empresarial: desde una llamada rápida hasta eventos masivos o citas personalizadas.

Iniciemos con los conceptos.

¿Qué es Microsoft Teams?

Microsoft Teams es una plataforma de colaboración todo en uno que permite:

Chatear individualmente o en grupo
Hacer videollamadas y reuniones virtuales
Crear equipos de trabajo (por departamento, proyecto, área, etc.)
Compartir y trabajar en archivos en conjunto
Integrar otras aplicaciones dentro de los equipos (Power BI, Planner, OneNote, Forms, etc.)
Ideal para trabajo colaborativo estructurado dentro de una organización.

¿Qué es Microsoft Outlook?

Microsoft Outlook, es una herramienta de administración del tiempo y comunicación que nos permite:

Enviar y recibir correos electrónicos
Programar reuniones y eventos
Ver y organizar tu agenda diaria/semanal/mensual/anual
Administrar contactos, tareas y recordatorios
Es Ideal para comunicación formal y gestión de agenda personal o profesional.

Ahora, vamos a aprender a crear reuniones.

Crear reuniones en Teams desde Outlook

En el panel de navegación de Outlook (Izquierda de la ventana de Outlook), haga clic en el ícono Calendario.
En la pestaña Inicio en el grupo Reunión de Teams tiene dos opciones para reunirse:
1. Reunirse inmediatamente
  1. Haga clic en el icono Reunirse ahora
2. Programar una reunión
  1. Programar reunión
  2. Seminario web
  3. Asamblea informativa
  4. Cita virtual

Veamos en detalle cada una de ellas.

Programar reunión
¿Qué es?
Es la opción más común para agendar una reunión en Microsoft Teams.
¿Cuándo usarla?
Cuando necesitas reunirte virtualmente con una o varias personas, como parte de tu equipo de trabajo, socios, clientes o colaboradores.
¿Para qué sirve?
Sirve para realizar reuniones interactivas con audio, video, compartir pantalla, usar chat, y grabar la sesión si lo deseas.
Ejemplos:
Reunión semanal con el equipo
Llamada con un cliente
Sesión de revisión de proyecto
Seminario web
¿Qué es?
Un evento en línea estructurado donde tú (o varios presentadores) presentan información a una audiencia más grande.
¿Cuándo usarla?
Cuando deseas ofrecer un contenido más formal, con menos interacción del público, como una clase, taller, una presentación o una charla.
¿Para qué sirve? Sirve para registrar asistentes, controlar la participación (micrófono/cámara desactivados por defecto), emitir contenido con moderación, y hacer seguimiento posterior.
Ejemplos:
Webinar de lanzamiento de un producto
Capacitación masiva
Conferencia abierta a invitados externos
Asamblea informativa
¿Qué es?
Es un evento unidireccional para grandes audiencias, donde unos pocos presentan y la mayoría solo escucha y observa.
¿Cuándo usarla? Para comunicados importantes de empresa, anuncios de alto nivel, o reuniones informativas que no requieren interacción del público.
¿Para qué sirve?
Sirve para transmitir mensajes de manera formal y controlada a una gran cantidad de asistentes (puede llegar hasta 10,000 personas), con herramientas como moderación, traducción simultánea, y control estricto de quién puede hablar.
Ejemplos:
Anuncio corporativo global
Presentación de resultados financieros
Asamblea general de empleados
Cita virtual
¿Qué es?
Es una reunión uno a uno con enfoque personalizado, ideal para atención directa o agendada.
¿Cuándo usarla?
Cuando necesitas atender a una persona individualmente, como parte de un servicio de atención, salud, consultoría o soporte.
¿Para qué sirve?
Sirve para agendar y gestionar citas personalizadas con clientes o usuarios, integrando incluso la posibilidad de que ellos reserven desde un sitio web.
Ejemplos:
Cita médica virtual
Asesoría legal o financiera
Tutoría individual
¿Por qué existen estas 4 opciones?
Microsoft diseñó las reuniones de Teams para distintos escenarios profesionales y organizacionales. Así puedes elegir el formato más adecuado según:
1. El número de personas
2. El tipo de interacción
3. El propósito del encuentro
4. La necesidad de control, privacidad o difusión
¿Y si desea hacerlo al revés? Así se agenda desde Teams hacia Outlook.

¿Cómo programar una reunión en Microsoft Teams?

Desde la pestaña Calendario en Teams
1. Abre Microsoft Teams
2. Haz clic en el ícono Calendario (barra lateral izquierda)
3. Haz clic en el botón Nuevo evento (parte superior derecha) Se nos despliegan estas opciones:
  1. Evento Es una reunión común de Teams que no está asociada a un canal
  2. Reunión de canal Es una reunión programada dentro de un canal específico de un equipo en Teams
    Plantillas de la organización
    1. Webinar
    2. Asamblea
    3. Cita virtual
    4. Evento en directo
4. Selecciona Evento
5. Se abre un formulario donde debes completar:
  1. Título de la reunión
  2. Asistentes (puedes agregar correos electrónicos o nombres del directorio)
  3. Fecha y hora de inicio y fin
  4. Ubicación (por defecto será Reunión de Microsoft Teams)
  5. Detalles o descripción
6. Haz clic en el botón Enviar
Preguntas frecuentes de Outlook y Teams

¿Cómo funciona internamente Outlook con Teams?

Al guardar la reunión, Teams crea automáticamente un evento en el calendario de Teams y en tu calendario de Outlook, incluyendo el vínculo para la videollamada.

Si los asistentes están dentro de tu organización, también recibirán la invitación en su calendario de Outlook y en Teams.

Si son externos, reciben un correo con el enlace de conexión.

Si creo una reunión en Teams, ¿se copia también en Outlook?

No se copia, se sincroniza en tiempo real.

La reunión se registra directamente en tu calendario de Outlook porque Teams y Outlook usan el mismo backend: Exchange Online (si usas Microsoft 365). Por eso:

Puedes ver, editar o cancelar la reunión desde Outlook o Teams, y los cambios se reflejan en ambos.

Si la borras desde uno, se borra del otro.

¿Cuáles son las versiones de Outlook y Teams?
Outlook y Teams los tenemos disponibles en 3 versiones: Escritorio Online o Web
App (dispositivos inteligentes) Accediendo a cualquiera de ellas, puede crear reuniones desde Outlook o Teams
¿Qué pasa si cancelo una reunión en Outlook o en Teams?
Como vimos, los calendarios se sincronizan, por lo que si se elimina una reunión en Outlook se elimina de Teams y viceversa

Curso recomendado de Xyclos Academy
Microsoft Outlook - Administración del tiempo.

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