Aprenda a importar datos de una imagen a Excel | Xyclos

Carlos Altamirano
26 abr 2023
5 Min. de lectura

Actualizado: 23 jul

Aprenda a importar datos de una imagen a Excel | Xyclos

¿Te han enviado la foto o imagen de una hoja de cálculo, una tabla, un resumen o una tabla dinámica y no sabes cómo pasar esos datos a Excel sin teclear uno a uno? Tenemos tres métodos para extraer el texto de una imagen: usar Inteligencia Artificial, usar Microsoft OneNote o usar OCR nativo en Excel, y pegarlos en tu hoja de cálculo en un abrir y cerrar de ojos.

Bien el caso: supongamos que le envían la imagen de una hoja de cálculo de Excel por WhatsApp, por correo o por cualquier otro medio.

Lo descarga.

Ahora, ¿qué hacemos para que los datos de la imagen, los podamos tener en una Hoja de cálculo de Excel sin ingresarlos manualmente?

Tenemos tres opciones para extraer texto de una imagen

Usar Inteligencia artificial
Usar OneNote
Usar Excel

Método 1: Usar Inteligencia artificial para extraer texto de una imagen

Esta es la más fácil.

Abre ChatGPT, Gemini, Claude, Deepseek, Perplexity, Qwen, Mistral
Inserta el archivo de la imagen en el campo de prompt
Agrega al prompt que ahora tiene la imagen, este texto::
1. Extrae el texto de esta imagen en una tabla Si la imagen tiene columnas
2. O simplemente Extrae el texto de esta imagen Si la imagen no tiene columnas
Recibe la respuesta de la IA (inteligencia artificial)
Dependiendo de la IA, hace clic en el icono Copiar o selecciona con el mouse la tabla generada
Abre un nuevo libro de Excel
Hace clic en la celda A1
Presiona el atajo de teclado: Ctrl + Shift + V (Pegar valores) o
Presiona el botón derecho del mouse y selecciona en Opciones de pegado el icono: Coincidir con el formato de destino Con este procedimiento de usar la IA para extraer texto, igual puede pegar la tabla en Word, PowerPoint, Outlook...donde lo necesite.

Haga clic aquí para descargar el archivo zip de la imagen y probar la extracción de texto:

Método 2: Usar Microsoft OneNote

Microsoft OneNote es el cuaderno electrónico de Microsoft y antes de la llegada de las IA yo lo usaba para extraer texto de las imágenes, usando lo que se llama OCR (Optical Character Recognition o Reconocimiento Óptico de Caracteres) que tiene OneNote.

Vamos a hacerlo con OneNote:

Recibió la imagen y la descargó en su disco duro
Abre OneNote
Se abre un Bloc de notas que está compuesto de Pestañas y Páginas Vamos a trabajar sobre una página
En la Cinta de opciones, hace clic en la pestaña Insertar
En el grupo Archivos, hace clic en el icono Copia impresa del archivo La imagen se inserta en el página
Sobre la imagen, presiona el botón derecho del mouse para activar el Menú contextual para trabajar sobre la imagen
Selecciona el comando: Copiar texto de la imagen
Hace clic en cualquier parte de la página afuera de la imagen
Presiona nuevamente el botón derecho del mouse para activar el menú contextual para trabajar con Páginas
En Opciones de pegado, selecciona el icono: Conservar solo texto
Listo, ya tiene el texto extraído el texto de la imagen

Método 3: Usar Excel para extraer texto de una imagen

Abre un nuevo libro de Excel
Hace clic en la pestaña Datos
En el grupo Obtener y transformar datos hace clic en el icono Desde una imagen
Luego hace clic en Imagen desde archivo
Selecciona el archivo de la imagen, que puede ser jpg o png
Hace clic en el botón Insertar
A la derecha se activa el panel Datos de imagen
1. Se despliega una vista previa de la imagen
2. También se despliegan 2 botones:
  1. Insertar datos Al presionar este botón se insertan los datos en la hoja de cálculo
  2. Revisar Al presionar este botón, Excel le ayuda a revisar cada uno de los campos que cree que deben ser revisados

Entonces al usar Excel, tenemos dos opciones

Hacer clic en el botón Insertar datos
1. Si hay errores, se despliega un mensaje informativo indicándole que hay errores
2. Si hace clic en el botón Insertar de todas formas
3. Se despliega un mensaje indicándole el número de elementos que hay que revisar
4. Hace clic en el botón Insertar de todas formas Excel usando tecnología OCR (Optical Character Recognition) lee y convierte los datos de la imagen en texto o números y los inserta en la Hoja de Excel Listo
5. Revisa que la información esté importada correctamente y hace los cambios que necesite directamente en la Hoja de cálculo
Hacer clic en el botón Revisar
1. Hace cambios solo donde cree necesario
2. Hace clic en el botón Aceptar
3. Excel lee el siguiente campo para su revisión
4. Repite los pasos a y b y así sucesivamente
5. Al terminar de revisar todos los datos, hace clic en el botón Insertar
6. Se despliega el mensaje: Es responsable de validar la precisión de todos los datos
7. Hace clic en Insertar datos Excel usando tecnología OCR (Optical Character Recognition) lee y convierte los datos de la imagen en texto o números y los inserta en la Hoja de Excel Listo
8. Revisa que la información esté importada correctamente y hace los cambios que necesite directamente en la Hoja de cálculo

Preguntas frecuentes para extraer texto de una imagen (FAQ)

¿Cuál es el método o la forma más rápida para extraer el texto de una imagen?

La forma más rápida: usar una Inteligencia artificial para extraer texto

¿En Windows 11 se puede extraer o copiar texto desde una imagen?

Si, con Office Lens / Fotos de Windows 11: Permiten seleccionar y copiar texto de cualquier imagen en tu equipo (requiere Windows 11 actualizado).

En Google Chrome ¿puedo usar Google Lens para extraer texto?

Si, abres una página Web que tenga una imagen con texto
En la barra de menús de Google Chrome haces clic en el icono Buscar con Google Lens
Seleccionas el área que quieres extraer el texto
Haces clic en Copiar texto
Lo pegas donde lo necesites

¿Google tiene una aplicación para extraer texto de una imagen?

Si, y este es procedimiento para hacerlo:

Carga la imagen en Google Drive
Una vez cargada en Google Drive, presiona el botón derecho sobre la imagen
Selecciona Abrir con/Documentos de Google
La imagen se inserta en un nuevo documento de Google Docs
Abajo de la imagen, se despliega extraído el texto que contiene la imagen
El texto se extrae con estilo Párrafo normal, pero si el texto de la imagen tiene colores, es mejor cambiar el color de la fuente:
1. Seleccione todo el texto extraído
2. En la cinta, seleccione Color de texto/negro

¿Esta listo para desarrollar todo su potencial en Excel, Power Query y Power BI para convertirse en un Analista de datos (Data Analyst), destacarse y mejorar en su carrera profesional?