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Foto del escritorCarlos Altamirano

De 35 a 10 segundos: Automatizando Procesos en Excel con VBA y ChatGPT | Xyclos

Automatizar procesos de Excel con VBA y ChatGPT | Xyclos

Hoy empecé el día haciendo unos procesos que llevo realizando desde hace mucho tiempo en Excel.


Son tareas sencillas: primero lleno una fila, luego selecciono un rango desde la columna B hasta la T, copio ese rango y lo pego en otra hoja de trabajo con pegado especial. Luego hago algunos procesos fuera de Excel, regreso al Libro, selecciono otro rango, copio y pego en otra hoja, siempre al final de los registros existentes.


Es todo muy sencillo, copiar rangos y usar pegado especial en diferentes hojas. Aunque no me lleva mucho tiempo, es repetitivo.


La idea de optimizar con ChatGPT


Pero hoy algo cambió. Me picó el gusanillo de optimizar todo esto, y decidí usar ChatGPT para que me ayudara.


Pensé que sería buena idea automatizar estas tareas con código VBA.


VBA (Visual Basic for Applications) es el lenguaje de programación que se utiliza para automatizar tareas repetitivas en Excel, permitiendo crear macros y soluciones personalizadas que mejoran la eficiencia.


Así que abrí ChatGPT 4o with canvas y le expliqué cómo realizo cada paso, cada clic que he hecho cientos, si no miles de veces, de memoria.


Le dije: "Crea una macro en VBA que realice lo siguiente: desde cualquier hoja en la que seleccione una fila en la columna B, selecciona el rango desde la columna B hasta la columna X, cópialo, luego ve a la hoja Registro y pégalo al final de la lista a partir de la columna B, usando pegado especial valores". Eso fue todo.


Primer intento con VBA


ChatGPT generaró el código VBA.


Copié el código, abrí Excel, presioné Alt+F11 para entrar al editor de VBA, creé un nuevo Módulo, pegué el código y lo ejecuté.


Pero me salió un error: Excel no encontraba el nombre del libro.


Revisé y me di cuenta que el problema era un espacio en blanco en el nombre de la hoja, que no había notado. Le volví a pedir a ChatGPT que ajustara el código con el nombre correcto, ya que no podía cambiar ese nombre porque lo uso en otros procesos.


Ajuste y éxito con ChatGPT


ChatGPT entendió perfectamente, generó el nuevo código, y esta vez funcionó sin problemas.


Si desea puede descargar la subrutina. El archivo está en formato txt para que lo pueda ver, por lo que no se ejecutará en Excel ni en su computadora.



Luego le pedí algo más: "Haz lo mismo, pero selecciona el rango de la columna B a la columna T de cualquier hoja y pégalo al final de los datos en la hoja Personal".


Nuevamente, me generó el código, lo pegué, lo corrí y funcionó perfectamente.


Si desea puede descargar la subrutina. El archivo está en formato txt para que lo pueda ver, por lo que no se ejecutará en Excel ni en su computadora.



Integración de las Macros en Excel


Como las Macros estaban funcionando bien, las agregué a la Cinta de opciones de Excel, en una pestaña específica para tener acceso rápido a mis macros.


Las probé nuevamente varias veces, y la verdad es que todo quedó fabuloso.


Pero ahora quería medir el impacto real en tiempo.


Medición del tiempo de ejecución


Activé el cronómetro en mi celular y realicé los procesos manualmente. Seleccioné, copié el rango, cambié de hoja, pegué, y así con cada proceso. El primer proceso me tomó aproximadamente 15 segundos. Luego, el segundo proceso - seleccionar el rango B:X, copiar, cambiar de hoja, ir al final de los datos y pegar - tomó alrededor de 20 segundos. En total, los dos procesos manuales me tomaron 35 segundos aproximadamente..


Luego, activé nuevamente el cronómetro y ejecuté ambas macros desde la Cinta de opciones.


Todo el proceso, ambos pasos, tomó solo 10 segundos.


De 35 segundos manuales a 10 segundos con las macros.


Cálculo del ahorro de tiempo


Luego le pedí a ChatGPT que me ayudara a calcular el ahorro de tiempo.


Le dije: "Calcula el porcentaje de ahorro de tiempo, y también cuánto tiempo ahorro en horas, días, semanas, meses y años si hago 10 procesos de estos todos los días".


Esta fue la respuesta de ChatGPT 4o with canvas:

Para calcular cuánto tiempo te ahorraste y el porcentaje de ahorro:


Tiempo ahorrado:

Si el proceso manual toma 30 segundos y con la macro toma 10 segundos:

Tiempo ahorrado = 30 segundos - 10 segundos = 20 segundos.

Por lo tanto, el porcentaje de ahorro es aproximadamente 66.67%.


Resumen:

Tiempo ahorrado al día: 0.0555 horas.

Tiempo ahorrado a la semana: 0.3885 horas (aproximadamente 0.0162 días).

Tiempo ahorrado al mes: 1.665 horas (aproximadamente 0.0694 días).

Tiempo ahorrado al año: 20.24 horas (aproximadamente 0.8433 días).


El resultado fue impactante: automatizar solo uno de los cientos de procesos que hago me estaba ahorrando casi un día completo al año.


Y el tiempo dedicado a dar las instrucciones a ChatGPT, crear las automatizaciones y pruebas no fue mas allá de 10 a 15 minutos.


Reflexiones sobre la automatización


Comprender los procesos

Primero, es importante comprender bien los procesos que necesitamos automatizar.


Dominar la herramienta

Segundo, dominar la herramienta que estás usando; en este caso, Excel y el acceso a macros.


Enfrentar los errores

Tercero, si te encuentras con un error, no tengas miedo de identificarlo y describirlo con claridad; mientras más explícito seas, mejor será la respuesta de la inteligencia artificial.


Instrucciones detalladas

Cuarto, dale instrucciones detalladas, paso a paso, porque la IA requiere una comunicación clara y precisa.


Experimentar sin miedo

Y quinto, no tengas miedo de experimentar con herramientas como la inteligencia artificial; son aliados que pueden ahorrarte tiempo y hacer tu trabajo más eficiente.


Conclusión

Creo que después de leer este blog, muchas personas podrán hacer lo mismo que yo he hecho hoy.


¿La clave de cómo lograrlo?


Por un lado, usando continuamente ChatGPT o cualquier otra inteligencia artificial como Claude, Gemini, Copilot y por otro lado, aprendiendo Excel.


Nuestros cursos 'Excel Básico Intermedio Empresarial' y 'Excel Intermedio Avanzado Empresarial' te proporcionarán las habilidades necesarias para trabajar con eficiencia, aprovechar al máximo las capacidades de Excel y estar en capacidad de automatizar tus procesos y ahorrarte mucho tiempo ya sea creando manualmente sus Macros o apoyándose en una Inteligencia artificial para hacerlo.


La automatización está a un clic de distancia, solo necesitamos atrevernos a dar ese paso: preparándonos y tomando acción.


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