Extraer datos de imágenes a Excel con IA | Xyclos
Extraer datos de imágenes a Excel con IA: un caso real con registros de horas impresos
Para extraer datos de imágenes a Excel con IA, mejora primero la nitidez de la foto, indica a la IA las columnas exactas y revisa los errores que señale antes de usar el archivo.
Una clienta que trabaja en una fábrica transcribía a mano, cada mes, los registros impresos de control de horas de sus empleados a Excel. Probamos primero un método manual: mejorar la nitidez de las fotos en PowerPoint y pedirle a ChatGPT que extrajera los datos. En un par de minutos obtuvimos un Excel con un listado de errores. Después le pedimos a ChatGPT que reuniera todo el proceso, incluida la mejora de nitidez, en un solo prompt y lo convirtiera en una Skill. Con ella cargamos las cuatro imágenes originales y ChatGPT entregó el Excel consolidado con las observaciones. La best practice central: describir con precisión el documento y sus columnas, y revisar siempre el resultado antes de usarlo.
El requerimiento: pasar registros impresos de horas a Excel
Ocho de la mañana del 27 de octubre de 2026. Recibo un mensaje de WhatsApp de una clienta con un requerimiento: me envía unas imágenes de un registro impreso de control de horas de los empleados de la fábrica en la que trabaja y me pide trabajar en ello.
Con esta clienta había conversado varias veces acerca de ese proceso, ella me contaba que todos los meses debía transcribir todos estos datos desde esas hojas impresas a su libro de Excel, para calcular las horas de trabajo.
Yo le decía que se puede hacer esto muy rápidamente usando IA, pero notaba que ella insistía en seguirlo haciendo manualmente, así es que parece que hoy llegó el día.
Internamente pensé: «Qué bien, buena decisión», y me puse manos a la obra.
Cómo extraer datos de imágenes a Excel con IA paso a paso
Inmediatamente tuve dos ideas para extraer datos de imágenes a Excel con IA: usar PowerPoint y usar ChatGPT. ChatGPT maneja muy bien las imágenes y lo he usado varias veces para extraer texto desde cualquier imagen, así que ya tenía las herramientas.
Cargué una de las fotos en PowerPoint y le subí manualmente la nitidez. Así aumentó el contraste de los píxeles en ciertas partes de la imagen, justo lo que necesitaba resaltar para facilitar la lectura por parte de la inteligencia artificial. Esto es bueno tenerlo a la mano como concepto.
Luego cargué la imagen optimizada en ChatGPT y le expliqué su contenido: las columnas de ingreso 1, salida 1, ingreso 2 y salida 2. Le pedí que creara una hoja de cálculo de Excel e indicara además qué errores encontró.
Le di Enter, y después de unos dos minutos, ChatGPT ya me entregó el libro de Excel con los datos extraídos de la imagen.
Lo revisé: tenía pocos errores, pero en general estaba bastante bien, teniendo en cuenta que la tinta de la impresora matricial no estaba imprimiendo muy claro. Le envié el resultado a mi clienta para que viera lo que obtuve; lo revisó y me dijo que justo eso era lo que requería.
De un prompt a una Skill reutilizable en ChatGPT
El siguiente paso era tener un solo prompt, porque había hecho una parte en PowerPoint y otra en ChatGPT. Le dije: «Mira la imagen. Primero la procesé en PowerPoint: la seleccioné, fui a la pestaña Formato de imagen, luego al icono Correcciones y ahí elegí Ajustar nitidez al 50 %. Necesito que ese paso lo hagas tú y lo incluyas al inicio del prompt. ¿Está claro?»
Me dijo que sí, que estaba claro, y le pedí que lo hiciera. Me generó un prompt muy completo, con todas las instrucciones para ejecutar el proceso, y me comentó que permitiría incluir varias imágenes. Le respondí que me parecía una excelente idea.
Me generó nuevamente el prompt.
Recientemente había escuchado que OpenAI iba a descontinuar los GPT personalizados, y hoy ya es oficial: según su centro de ayuda, dejarán de funcionar el 11 de diciembre de 2026 y los reemplazan los plugins. Por eso le pregunté qué me convenía más: ¿crear una aplicación o una Skill?
Según me indicó ChatGPT, una app sería buena idea si la van a usar varias personas, y sería mejor crear una Skill si solo la va a usar una. Una aclaración: las Skills también se pueden compartir con otras personas.
Ya había creado GPT's personalizados en ChatGPT y Skills en Claude, así que le dije: «Créame la Skill».
ChatGPT creó la Skill, que se llama «Tarjetas de asistencia», y me entregó un enlace. Decidí probarla: hice clic en el enlace y se abrió una nueva pestaña en el navegador. Cargué las cuatro imágenes originales que me había enviado la clienta y presioné Enter.
Resultado con las cuatro imágenes originales
Se demoró como tres o cuatro minutos y me generó el archivo de Excel consolidado, incluidas todas las observaciones y errores que encontró y que no pudo resolver.
Se lo envié a mi clienta para que viera el resultado y me dijo que todo estaba muy bien. Entonces coordinamos una hora de hoy para reunirnos y enseñarle el proceso completo, incluida la creación de la Skill en ChatGPT, para que pueda reutilizarla las veces que la necesite.
Dónde encontrar las Skills en ChatGPT
Después de coordinar la hora, busqué Skills en el menú lateral de ChatGPT y no la encontré ahí. Le pregunté a ChatGPT cómo encontrarla y me dio el enlace https://chatgpt.com/skills, donde OpenAI tiene las Skills.
Luego descubrí que, en el menú lateral izquierdo, la opción Plugins (con un icono de arroba) incluye una pestaña llamada Skills. En mi cuenta Plus, a octubre de 2026, esta sección está disponible; la disponibilidad puede variar según el plan.
Adoptar la IA toma tiempo, y acompañar también es parte del trabajo
Lo más interesante de todo esto fue ver cómo mi clienta, a pesar de que yo le insistía en que la inteligencia artificial podía hacerlo, seguía haciendo el proceso de forma manual, seguramente por seguridad. Qué bueno que mi insistencia al final dio fruto y ella dará un paso importante: desarrollar confianza en las inteligencias artificiales.
En la reunión hicimos pruebas con ChatGPT y funcionó bien: mi clienta aprendió cómo crear Skills. Hasta ahí, todo bien.
Luego intentó otra prueba y ChatGPT le pidió crear una cuenta con Gmail para continuar. Ella me dijo que no tiene Gmail, así que le dije: Vamos con Gemini. Yo sí tengo cuenta de Google, así que entré sin problema.
En Gemini cargamos una de las cuatro imágenes originales y le dijimos algo muy sencillo: Conviértelo en una tabla de Excel.
Y funcionó perfecto. Nos dio un libro de Excel (xlsx) listo para descargar y también una tabla para copiar y pegar. Descargamos el archivo, revisamos los datos y no encontramos errores.
Habrá que ver cómo le va con las otras tres imágenes, pero con esta, Gemini lo hizo muy bien. Eso sí, esta prueba la hice con mi cuenta de Google; mi clienta todavía no la ha probado por su cuenta.
Aquí no creamos Skills en Gemini (hasta hace poco se llamaban Gems), que según entiendo funcionan de forma similar a las Skills de Claude y ChatGPT. ¡Qué bueno que se unificaron los nombres!
Adoptar la IA toma tiempo, y acompañar también es parte del trabajo
Lo más interesante de todo esto fue ver cómo mi clienta, a pesar de que yo le insistía en que la inteligencia artificial podía hacerlo, seguía haciendo el proceso de forma manual, seguramente por seguridad. Qué bueno que mi insistencia al final dio fruto y ella dará un paso importante: desarrollar confianza en las inteligencias artificiales.
Mi reflexión final sobre este caso: a las personas les toma tiempo adoptar nuevas tecnologías y no siempre tienen todo el conocimiento necesario para hacerlo, ya sea de herramientas como PowerPoint o de otras IA (Perplexity, Grok, Mistral, Manus, DeepSeek, , Qwen, Ernie, Kimi) y siempre se aprende algo: con ChatGPT fuimos mas complejos y con Gemini más sencillos y obtuvimos resultados similares...asi que hay que siempre investigar y probar. En todo caso, estamos aquí para acompañarlas en su transición a este nuevo mundo.
Preguntas frecuentes sobre cómo extraer datos de imágenes a Excel con IA
¿Se pueden extraer datos de una imagen a Excel con IA?
Sí. En este caso, ChatGPT recibió fotos de registros impresos de control de horas, con las columnas de ingreso 1, salida 1, ingreso 2 y salida 2 descritas en el prompt, y entregó un libro de Excel con los datos y un listado de los errores encontrados. La calidad del resultado depende de la imagen: la tinta de una impresora matricial puede salir tenue y dificultar la lectura.
Tip Pro Xyclos:
Si trabajas sin una Skill y haces manualmente cambios, te recomiendo mejorar la nitidez de la foto antes de subirla (en PowerPoint: Formato de imagen, Correcciones, nitidez al 50 %). Con una Skill, puedes incluir ese paso en las instrucciones para que ChatGPT lo haga por ti, como ocurrió en este caso.
¿Qué es una Skill en ChatGPT y para qué sirve?
Es un flujo de trabajo reutilizable que le indica a ChatGPT cómo realizar una tarea específica de forma consistente, y puede incluir instrucciones, ejemplos y código. En este caso, el prompt de extracción se convirtió en una Skill llamada «Tarjetas de asistencia», que acepta varias imágenes y genera un Excel consolidado. Las Skills también se pueden compartir con otras personas, no solo usarse de forma individual.
¿Dónde encuentro las Skills en ChatGPT?
En el menú lateral izquierdo selecciona Plugins y luego la pestaña Skills. También puedes entrar desde chatgpt.com/skills. En una cuenta Plus, a octubre de 2026, la sección está disponible. La disponibilidad varía según el plan y OpenAI cambia la interfaz con frecuencia, por lo que conviene verificarlo en tu propia cuenta.
¿Qué pasará con los GPTs personalizados de ChatGPT?
OpenAI anunció el 11 de septiembre de 2026 su retiro. Según su centro de ayuda, dejarán de funcionar el 11 de diciembre de 2026, y los reemplazan los plugins, donde las instrucciones de un GPT pasan a ser una Skill. Las fechas pueden variar según la cuenta o el espacio de trabajo, así que revisa los avisos de la tuya.
¿Debo revisar los datos que entrega la IA antes de usarlos?
Sí. En este caso hubo pocos errores, pero la IA también señaló los que no pudo resolver. Valida siempre el resultado antes de usarlo en cálculos de horas o nómina.
Tip Pro Xyclos:
Los registros de asistencia contienen datos personales de empleados. Antes de subirlos a una herramienta de IA, revisa la política de privacidad y de uso de datos de tu empresa.
Domina Excel y la IA para automatizar tu trabajo con Xyclos Academy
La Skill de ChatGPT hizo la extracción, pero el criterio siguió siendo humano: saber qué columnas pedir, cómo validar las horas y cómo trabajar el resultado en Excel. Esa combinación de dominio de Excel y buen uso de la IA es lo que trabajamos en los cursos de Excel y de Microsoft 365 de Xyclos Academy, pensados para profesionales que quieren ahorrar tiempo sin perder el control de sus datos.
¿Te gustaría empezar a automatizar tus propias tareas en Excel?
Según tu perfil
Ejecutivos: cuando los datos de tu equipo llegan en papel, cada transcripción manual es un riesgo para tus decisiones. Aprende a combinar Excel y la IA para tener información confiable, revisada y a tiempo.
Profesionales: saber qué pedirle a la IA y cómo validar lo que entrega es una habilidad que te diferencia en tu trabajo. Fortalece tu dominio de Excel y Microsoft 365 para automatizar las tareas repetitivas de tu área.
Emprendedores: si tu negocio todavía depende de transcribir datos a mano, cada hora de digitación es una hora que no inviertes en vender o en crecer. Aprende a organizar y automatizar tu información con Excel y herramientas de IA.
Estudiantes: la IA hace parte del trabajo, pero quien entiende Excel sabe si el resultado es correcto. Desarrolla desde ahora esas habilidades para presentarte mejor preparado al mercado laboral.
@FNF ¿Qué método de validación recomendarías para detectar errores en horas de entrada y salida cuando la Skill procesa registros con tinta poco legible, especialmente antes de utilizar los datos para calcular la nómina?