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Aprenda a usar la nueva opción en Validación de datos de Microsoft Excel | Xyclos

Actualizado: 1 oct 2023


Validación de datos usando Listas | Data validation using Lists in Microsoft Excel | Xyclos

Concepto

La Validación de datos (Data Validation) en Microsoft Excel, es una técnica que nos permite controlar y restringir el ingreso de datos en una celda.


Tipos de reglas de Validación de datos

Excel nos permite establecer varios tipos de reglas o condiciones para controlar el ingreso de datos en una celda:


Número entero - : Permite ingresar solo números enteros, sin decimales, ej.: 50

Decimal: Permite ingresar enteros con decimales, ej.: 50.24

Lista: Permite seleccionar un elemento de una lista da datos,, ej.: =ciudades

Fecha: Permite sólo el ingreso de fechas en la celda, ej.: 24/08/2023

Hora: Permite sólo el ingreso de horas en la celda, ej.: 14:22

Longitud de texto: Permite controlar el largo mínimo y máximo de ingreso de datos en la celda, ej.: Mínimo 5 y Máximo 7 caracteres o Mínimo 10 y Máximo 10 caracteres

Personalizada: Permite crear una fórmula o una función para controlar las condiciones del texto a ingresar en la celda, ej. =esnumero(A10)


¿Cual es la novedad?

Que Microsoft agregó la opción de buscar texto en un campo de Validación de datos basado en una Lista.


Antes, cuando se creaba una Validación de datos basado en una lista, era necesario desplazarnos a lo largo de la lista hasta encontrar el registro que necesitábamos seleccionar.


Ahora, en el campo de ingreso de la Validación de datos, podemos ingresar los primeros caracteres de una palabra para que nos busque en toda la lista.


El proceso para establecer Validación de datos no ha cambiado, pero lo que si cambió es la facilidad que ahora tenemos para buscar información. Este cambio solo aplica para cuando usamos una Lista.


Veamos algunos conceptos adiciónales con relación al uso de listas en Validación de datos.


Tipos de listas

Tenemos tres formas de usar una lista para validar el ingreso de datos en un celda:

  1. Creando una Tabla y asignando un nombre solo al rango de los elementos (no al encabezado), para crear rango dinámico

  2. Usando un rango, que puede ser estático o dinámico (usando funciones) y asignarle un nombre de rango

  3. Ingresando los elementos de la lista directamente en el campo Origen

Procedimiento para crear una Validación de datos


  1. Haga clic en una celda de la Hoja de cálculo

  2. Haga clic en la pestaña Datos

  3. En el grupo Herramientas de datos, haga clic en el icono Validación de datos Se despliega la ventana Validación de datos

  4. En el campo Permitir seleccione Lista

  5. En el campo Origen puede ingresar:

    1. Un rango que contiene la lista de elementos, ej.: $A$1.$A$20

    2. Un nombre de un rango, ej.. =nombres

    3. Los elementos de la lista, ej.: Juan, Soledad, Manuel, Pedro Separados por comas o punto y comas dependiendo de la configuración del Separador de listas de Microsoft Windows que tenga establecido en su computador o portátil

  6. En la pestaña Mensaje de entrada ingrese el mensaje que los usuarios verán antes de ingresar o selecciona elementos

  7. En la pestaña Mensaje de error puede ingresar un texto explicativo para informar al usuario que tipos de datos puede ingresar

  8. Para finalizar, hace clic en el botón Aceptar

Ventana de Validación de datos en Microsoft Excel | Xyclos

Usar Validación de datos en base a una Lista

  1. Haga clic en la celda donde activó la validación de datos

  2. En el campo de búsqueda, ingrese los caracteres que desea buscar Microsoft Excel le despliega todos los elementos dela lista que inician con los caracteres ingresados

  3. De la lista que se despliega, seleccione con el mouse el elemento que desee ingresar en el campo

Uso de Validación de datos usando listas en Microsoft Excel | Xyclos

Caso práctico

En una lista de los empleados de la empresa necesitamos ingresar las ciudades a las que pertenecen.


Paso 1

  1. A una hoja del libro le cambiamos el nombre de la pestaña a tbCiudades

  2. En la celda A1 Ingresamos el nombre de la columna: Capital, País

  3. En las celdas A2 a A37 ingresamos los nombres de las ciudades y países

Paso 2

  1. Insertamos una nueva Hoja y le llamamos Base

  2. En la celda A1 Ingresamos el nombre de la columna: Nombres

  3. En la celda B1 Ingresamos el nombre de la columna: Ciudad, País

  4. En las celdas A2 a A12 ingresamos o copiamos y pegamos los nombres de los empleados,

  5. Hacemos clic en la celda B2 y seleccionamos el rango hasta B12 De esta forma le estamos indicando a Excel, todas las celdas en las que a continuación vamos activar la Validación de datos

  6. Luego hacemos clic en la pestaña Datos

  7. En el grupo Herramientas de datos, haga clic en el icono Validación de datos Se despliega la ventana Validación de datos

  8. En el campo Permitir seleccione Lista

  9. Haga clic en el campo Origen

  10. Haga clic en la pestaña que contiene la lista de ciudades: tbCiudades

  11. Haga clic en la primera celda de ciudad

  12. Presione Ctrl + Shift + Flecha hacia abajo para seleccionar todo el rango En el campo Origen se despliega: =tbCiudades!$A$2:$A$37

  13. Si lo desea en las pestañas Mensaje de entrada y Mensaje de error, ingrese un mensaje explicativo

  14. Haga clic en el botón Aceptar

Paso 3

  1. En la hoja Base, hace clic en cualquier celda de la columna Ciudad, País que contiene la Validación de datos

  2. ingrese las primeras letras de la ciudad o país

  3. De la lista, seleccione la que necesite asignar

Proceso para crear y usar Validación de datos en Microsoft Excel | Xyclos


Encontrar las celdas que tienen Validación de datos en una Hoja

Si en una Hoja de cálculo tiene varias celdas con Validación de datos, este procedimiento le ayudará a identificar rápidamente cuales celdas tienen Validación de datos:

  1. Haga clic en la pestaña Inicio

  2. Luego en el grupo Edición , haga clic en el icono Buscar y seleccionar

  3. Finalmente haga clic en el comando Validación de datos Las celdas que contienen Validación de datos se seleccionan y se despliegan marcadas con un Color de relleno: Plomo claro

  4. Como las celdas están seleccionadas, haga clic en Inicio/Fuente/Color de relleno y seleccione el color que desee para diferenciarlas o destacarlas de otras celdas y evitar buscarlas la próxima vez

La creación de Tablas, creación de nombres de rangos, uso de fórmulas y funciones avanzadas las puede aprender tomando el curso Excel Intermedio Avanzado Empresarial.


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