No elimine duplicados cuando realmente necesita una Tabla dinámica | Xyclos
- Carlos Altamirano
- 16 nov 2022
- 3 min de lectura
Actualizado: 3 jun
Un cliente me llama en forma urgente al teléfono: Carlos, ayúdame. Necesito eliminar unos duplicados.
Le pido que me envíe el archivo.
Lo hace. Tiene dos pestañas: la primera con una tabla dinámica, la segunda con la lista donde se encuentran los duplicados: es una lista de ventas que incluye la fecha de la venta, el nombre del cliente, el vendedor, el producto, cantidad y valor de la venta. Hay clientes que han comprado varias veces y por eso salen "duplicados".
Le pregunto: ¿por qué necesitas eliminar los duplicados?...para entender que quería lograr o para que necesitaba eliminar los duplicados.
Me dice solo que necesita contar sus clientes, cuantos son, eliminando los repetidos.
Mientras conversaba con ella, frente a la pantalla ya estaba avanzando:
Hice clic en una de las celdas de la lista (segunda pestaña)
Luego en la Cinta de opciones hice clic en la pestaña Datos
En el grupo Herramientas de datos, hice clic en Quitar duplicados
En la ventana Quitar duplicados, se despliegan seleccionados todos los campos de la lista, pero eso no es lo que queremos, solo queremos quitar los duplicados de una columna, entonces hice clic en el botón Anular selección que lo que hace es desactivar la preselección de e todos los campos
Ahora si, seleccioné la columna del nombre del cliente, que es la columna que deseo eliminar duplicados
Para finalizar hice clic en el botón Aceptar Se muestra una ventana con el mensaje de los resultados:
Todo paso muy rápido: terminé este proceso y entendí lo que quería...
Y eso nos lleva a varias reflexiones.
¿Como funciona la eliminación de duplicados usando este método?
Excel determina si hay duplicados del campo seleccionado, conserva la primera ocurrencia y elimina todas las filas duplicadas. Entonces la lista o base de datos va a cambiar, se van a reducir filas, eliminar registros. Sabiendo esto, hay que tener cuidado al usar esta opción.
La pregunta correcta solo era: ¿cuántos clientes tengo? o ¿cuantos clientes tiene Juan o Flavia?
Entonces lo que descubrí fue que el problema real no era eliminar duplicados, era contar clientes. Y esta fue la parte más crítica de todo: saber exactamente que necesitaba...
Y sabiendo esto, la respuesta vino inmediatamente: usa tablas dinámicas, que mi cliente por su apresuramiento me dijo que no la había visto...que alguien más la hizo...
Y aquí viene lo importante, saber como funciona Excel.
Las tablas dinámicas son resúmenes de datos, entonces con solo crear una tabla dinámica con el nombre del cliente, automáticamente tenemos los clientes sin duplicados y sin eliminar registros...
Y este fue el procedimiento que usamos, mucho pero muchísimo más rápido 15 segundos y sin riesgos.
Pero ahí no terminó todo.
Tengo Claude para Excel, así que le pedí que eliminará los registros duplicados de la hoja de clientes...maravilla...lo hizo en digamos unos 2 a 3 minutos...otra alternativa que ahora tenemos...
Entonces hemos visto 3 opciones, para tenerlas presente:
Datos/Eliminar duplicados
Tabla dinámica
Inteligencias artificiales con Claude para Excel, Gemini, Copilot, Manus, Grok, Qwen, DeepSeek, Mistral o cualquier otra IA para que realice el proceso de eliminación de registros duplicados o contar registros únicos
Sin embargo también podemos:
Excel
Usar funciones como CONTAR.SI(), FILTRAR() o ÚNICOS() para identificar y obtener registros únicos.
Usar VBA
Usar Macros
Usar Power Query: Inicio - Quitar filas - Quitar duplicados
Usar Lenguaje M (Power Query)
Google Sheets
Usar la función Unique en Google Sheets
Usar Tablas dinámicas
En definitiva, depende de lo que quiera obtener y la app que usa.
¿Listo para tomar decisiones correctas en Excel desde el primer día?
Se pueden perder registros valiosos, no por descuido, sino por falta de conocimiento de la herramienta.
Actuar por instinto y actuar con criterio, eso es exactamente lo que separa a quien usa Excel de quien domina Excel.
La diferencia entre perder datos y conservarlos fue una sola pregunta: ¿qué necesitas realmente?
Saber usar Excel no es memorizar pasos. Es entender qué herramienta resuelve cada problema, antes de ejecutar.
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