Cómo usar Excel Online desde el celular con eficiencia | Xyclos

Excel Online en el celular no es solo para ver archivos

Puedes ingresar datos profesionalmente con formularios diseñados para móviles, dictar con la voz en lugar de escribir, y trabajar desde cualquier lugar sin complicaciones.

Solo necesitas convertir tu rango en una Tabla, guardar el archivo en OneDrive y dejar que Excel haga el resto.

Vamos con el detalle.

¿Cómo usar Excel Online desde el celular de forma eficiente?

Acceso a Excel desde cualquier lugar

¿Sabías que si guardas un archivo de Excel en OneDrive personal, OneDrive de empresa o SharePoint, este queda disponible en la nube y puedes accederlo desde tu Excel de escritorio, móvil o tableta?

¿Cómo funciona OneDrive o SharePoint?

OneDrive, ya sea personal o de empresa, es una carpeta que existe en tu computador de escritorio.

Funciona de manera similar a guardar archivos en cualquier carpeta, como por ejemplo en Documentos, pero con una característica especial: cuando guardas un archivo en OneDrive, la aplicación detecta automáticamente el cambio y activa una sincronización que copia el archivo desde tu OneDrive de escritorio hacia OneDrive en la nube.

Esto significa que tienes una copia en tu computador y otra en la nube... en total: 2 archivos exactamente iguales en diferentes lugares.

Al tenerlo en la nube, puedes acceder al archivo desde cualquier navegador de Internet (por ejemplo, desde un cibercafé) o desde tu dispositivo móvil, ya sea una tableta o celular.

Excel Online: funcionalidad y facilidad de uso

La aplicación online de Excel tiene un alto porcentaje de funcionalidades similares a las de la versión de escritorio. No incluye todas, pero sí las más útiles y las más usadas.

Es un entorno relativamente fácil e intuitivo para manejar tus datos, ingresar fórmulas y funciones, dar formato a las celdas, agregar campos, agregar registros... las tareas generales que normalmente utilizamos en nuestro día a día.

Un caso de uso real

En mi caso, llevo un registro de mis ingresos y gastos en un libro de Excel. A veces me encuentro fuera de la oficina y necesito ingresar datos antes de olvidarme.

¿Qué hago?

Ingreso a Excel Online desde mi celular, abro el archivo de Finanzas Personales y agrego el nuevo registro. Listo, estoy al día y continúo con mis tareas.

Cuando regreso a la oficina y necesito hacer un cambio en el registro que ingresé desde el celular, simplemente abro el archivo de Excel desde mi computador de escritorio y hago la modificación que necesito.

Siempre al día, ya sea que esté en mi oficina o fuera de ella.

Guía paso a paso: Cómo configurar y usar Excel Online desde tu celular

Ya tienes la visión de lo que podemos hacer con Excel Online en cuanto al ingreso de datos. Ahora vamos a ver en detalle cómo hacerlo.

Paso 1: Preparar el archivo en Excel de escritorio (Windows 10)

Lo primero es lo primero. El archivo de Excel que está en tu escritorio debe convertirlo en Tabla. Para eso:

Método 1:

1. Haz clic en cualquier celda del rango de datos

2. Presiona Ctrl+T

3. El rango de datos se convierte en una tabla

Método 2:

1. Haz clic en cualquier celda de la lista o base de datos

2. Ve a la pestaña Inicio

3. Haz clic en Dar formato como tabla

   
   

Así lo dejamos listo para trabajar de forma óptima con Excel Online.

Paso 2: Guardar en OneDrive

Guarda este archivo en OneDrive personal o OneDrive de empresa (para información uso interno o confidencial), dependiendo del tipo de información que contenga el archivo.

En este momento, OneDrive sincronizará automáticamente el archivo desde tu computador hacia la Nube, y enseguida lo tendrás disponible tanto en tu escritorio como en la Nube.

Paso 3: Instalar Excel Online en tu dispositivo móvil

1. Ingresa a tu dispositivo móvil

2. Descarga Microsoft Excel desde la App Store (iOS) o Play Store (Android)

3. Abre la aplicación y inicia sesión con tu cuenta de Microsoft

Paso 4: Abrir el archivo en Excel Online

1. Abre Excel Online en tu celular

2. Selecciona de la lista el archivo que acabas de guardar

3. El archivo se despliega en la versión móvil de Excel Online

   
   

Paso 5: Usar el formulario para ingresar datos

Aquí es donde la magia sucede:

1. Activar el formulario

1. Haz clic en cualquier celda de la tabla

2. En la parte inferior, presiona el icono de Formulario

   
   

2. Navegar entre registros:

1. Excel te despliega todos los registros que contiene tu tabla

2. Cada registro está identificado con un número (ejemplo: 1 de 50, 2 de 50, etc.)

   
   

3. Ingresar un nuevo registro:

1. Ve al último registro

2. Presiona el símbolo + (más)

3. Se despliega un formulario en blanco
   

   

Paso 6: Completar los campos del formulario

Aquí es donde aprovechamos la tecnología del celular:

Ejemplo con campo de fecha:

1. Haz clic en el campo Fecha

2. Aparece un icono de calendario en el lado derecho

3. Selecciona la fecha

4. Haz clic en el ✓ (visto)

   
   

Ejemplo con campos de texto (usando dictado por voz):

1. Haz clic en el campo que deseas completar (por ejemplo: "Concepto del gasto")

2. Presiona el icono del micrófono en la pantalla

3. Dicta lo que necesitas ingresar

4. El texto se escribe automáticamente

Ejemplo con campo numérico (usando dictado por voz):

1. Selecciona el campo Valor

2. Presiona el micrófono

3. Dicta la cifra: cien punto veinte

4. Haz clic en el ✓ (visto)

Continúa así sucesivamente con los demás campos.

Paso 7: Opciones adicionales del formulario

Cuando estás en modo formulario, en la parte superior verás los tres puntos (menú hamburguesa). Al presionarlo se despliega un menú con estas opciones:

• Compartir tarjeta

• Insertar debajo (para agregar otro registro)

• Duplicar tarjeta (útil cuando el nuevo registro es similar al anterior

• Eliminar

Por ejemplo, si seleccionas Insertar debajo, se abre una nueva tarjeta y puedes comenzar a ingresar los campos del siguiente registro.

Importante: Excel guarda automáticamente los campos que vas ingresando en la tarjeta, así que no te preocupes por perder información.

Paso 8: Cerrar y sincronizar

Para finalizar:

1. Presiona la flecha hacia la izquierda (←) ubicada en la parte superior izquierda

2. Regresarás a la hoja de cálculo

3. Presiona la flecha hacia la izquierda una vez más

4. El archivo se cierra y comienza la sincronización automática con la versión de escritorio

Paso 9: Verificar en Excel de escritorio

Cuando regreses a tu oficina:

1. Abre Excel de escritorio

2. Abre tu archivo

3. Verás todos los cambios que hiciste desde Excel Online

Conclusión

Hemos combinado tres tecnologías existentes para crear un flujo de trabajo eficiente:

1. El micrófono del celular, para dictado por voz

2. Excel Online, con su interfaz optimizada para móviles

3. Los formularios de Excel Online, para una entrada de datos organizada y profesional

El resultado: un método ágil y profesional para ingresar datos donde sea que estés, sin necesidad de esperar a llegar a la oficina ni arriesgarte a olvidar información importante.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Cómo se activan los formularios en Excel Online desde el celular?

Para ver el ícono del formulario (tarjeta), asegúrate de que tu rango de datos esté convertido en Tabla. Luego:

1. Toca cualquier celda dentro de la tabla.

2. Presiona el menú de los tres puntos (☰).

3. Verás el ícono de formulario al final.

4. Presiónalo para ingresar datos fácilmente.

¿Puedo usar dictado por voz en Excel desde mi teléfono?

Sí. Solo necesitas:

1. Activar el micrófono desde el teclado de tu dispositivo.

2. Dictar el contenido campo por campo en el formulario.

   Esto es ideal para ingresar datos sin escribir.

¿Funciona igual en iOS y Android?

Sí. Microsoft Excel Online está disponible para ambos sistemas. Asegúrate de:

1. Descargar la app desde la App Store (iOS) o Google Play (Android).

2. Iniciar sesión con tu cuenta Microsoft.

3. Tener buena conexión a internet para sincronizar archivos con OneDrive o SharePoint.

¿Qué pasa si no uso una tabla en Excel?

El formulario no aparecerá. Excel solo habilita la funcionalidad de tarjetas cuando detecta una tabla.

Tip Pro Xyclos:

Selecciona tu rango y usa el atajo Ctrl + T (en la versión de escritorio) o “Insertar > Tabla”.

¿Este método sirve para trabajos profesionales?

Absolutamente.

Este enfoque es ideal para:

Supervisores que registran datos en campo.

Asistentes administrativos que recolectan formularios.

Emprendedores que registran ventas o inventario sobre la marcha.

Tip Pro Xyclos:

Muchos de nuestros estudiantes del curso Excel Intermedio Avanzado Empresarial y Excel Básico Intermedio Empresarial usan esta técnica en sus operaciones reales.

¿Puedo crear varios registros desde el celular?

Sí. Una vez completado un formulario:

1. Pulsa el botón de “+” (nuevo registro).

   Se limpia el formulario y puedes comenzar el siguiente ingreso.

¿Se guarda automáticamente?

Sí. Excel sincroniza automáticamente cada registro si el archivo está en la nube (OneDrive, SharePoint o OneDrive empresarial).

¿Puedo usar Excel Online sin conexión a internet en el celular?

No. Excel Online necesita conexión activa para guardar los datos en la nube y sincronizar con OneDrive o SharePoint. Sin conexión, puedes abrir la app pero no editar archivos guardados en la nube.

¿Cómo encuentro rápidamente el archivo guardado en OneDrive desde Excel móvil?

Desde la app de Excel, ve a la pestaña "Abrir", selecciona "OneDrive - Personal" o "OneDrive - Empresa", y elige el archivo reciente. Asegúrate de haber iniciado sesión con la misma cuenta usada al guardar el archivo en escritorio.

¿Google Sheets es mejor que Excel Online porque es nativamente online?

No necesariamente.

Google Sheets fue diseñado desde el inicio para trabajar en la nube, lo que lo hace muy ágil para colaboración en tiempo real. Sin embargo, Excel Online ofrece una integración más profunda con archivos empresariales, estructuras de datos complejas y flujos de trabajo que luego continúan en Excel de escritorio.

¿Puedo aplicar este mismo flujo de trabajo en Google Sheets desde el celular?

En parte sí. Google Sheets permite ingresar datos desde el celular y trabajar 100% online, pero no ofrece un sistema de formularios integrado en tablas como Excel Online.

Para lograr algo similar, normalmente se requiere usar Google Forms como herramienta adicional.

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