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Un Face to Face para optimizar una Hoja de cálculo de Microsoft Excel | Xyclos

Actualizado: 17 oct 2023


Optimizar una Hoja de cálculo en Microsoft Excel | Xyclos

Hoy día tuve un requerimiento: Mi cliente necesitaba usar tablas dinámicas y filtros para manejar un registro de control de actividades de un edificio. Apoyarle con una solución inmediata, usando nuestro servicio: Face to Face - Excel.


Coordinamos la reunión, nos conectamos y le pedí que me enviara el archivo.


Lo revisé y esto fue lo que hicimos.

  1. LISTA Convertir su hoja de cálculo en una Lista, para lo cual:

    1. Eliminamos todos los encabezados duplicados

    2. Eliminamos todas las filas en blanco

    3. Optimizamos 2 columnas que manejaban el mismo concepto, para que lo haga en una sola: En una de las columns estaba previsto ingresar SI y en la otra columna NO

    4. Ingresamos en la Pestaña de la Hoja de cálculo el nombre del edificio: No usamos una celda de la Hoja de cálculo para nombrar el contenido

  2. VALIDACIÓN Validar manualmente la consistencia de los datos

    1. Activamos Filtros para validar la consistencia de los datos, usando Ctrl + Shift + L (Método abreviado para Activar/Desactivar filtros)

    2. Filtramos y estandarizamos los nombre de los Modelos de departamento, en unos decía: 2 Dorm. y en otros 2Dorm.

Uso de Filtros para detectar duplicados en Microsoft Excel | Xyclos


  1. En base al número de departamento, agregue una nueva columna con el número del Piso, usando las funciones SI y EXTRAER

  2. Reorganice las columnas para que estén agrupadas y en el orden correcto

  1. TABLAS DINÁMICAS (Pivot Tables) Luego de depurada y verificada que toda la información esté correcta, le enseñe:

    1. Inmovilizar y movilizar paneles para facilitar el ingreso de información y mantener a la vista los nombres de los propietarios y el número de departamento

    2. Luego le enseñe a usar Tablas dinámicas:

      1. Insertamos una tabla dinámica para resumir los registros que no requerían modificaciones de mampostería

      2. Insertamos otra Tabla dinámica para controlar los registros que tenían aprobado presupuesto

      3. Configuramos el diseño de la Tablas dinámicas para optimizar la presentación

      4. Luego para finalizar, le enseñé a cambiar la información de la base de datos y actualizar las Tablas dinámicas

En realidad se cubrió bastante acerca del uso de Microsoft Excel para resolver el requerimiento del cliente, que luego de una hora de trabajo estuvo muy satisfecho del resultado:


"Estuvo buenísima! aprendí tanto en tan poco tiempo, gracias!" Arq. Enrique Cobo - Face to Face Excel - 15.01.2023


Sin embargo, fue notable la deficiencia del uso de Microsoft Excel, por lo que le recomendé tomar los dos cursos de Excel: Excel Básico Intermedio Empresarial y Excel Intermedio Avanzado Empresarial para que sustente y aprenda por el mismo, a sacar el mejor provecho de esta maravillosa herramienta.


Y esa es mi recomendación: Prepararse.










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